Patikai szoftverek hatékony használata

Vezetői döntéstámogatás a patikában

A gyógyszertári szoftverekben rejlő üzletviteli megoldások, valamint a kiskereskedelemből átvett módszerek a patikák üzleti eredményességét is tudják javítani – és ehhez szinte minden eszköz már ott van a gyógyszertárvezető kezében.

A patikai szoftverek számos, a mindennapi üzletmenethez alapvetően szükséges vagy azt megkönnyítő funkcióval rendelkeznek. Kezelik a készleteket, a rendeléseket és a számlákat, segítenek az expediálásban, gyógyszerinformációkat adnak és felhívják a figyelmet az esetleges kölcsönhatásokra. Adott esetben – a betegek jobb kiszolgálása érdekében – az érintett orvosok rendszereivel is képesek adatokat cserélni. Ezen kívül kezelik a gyógyszertárak törvényi kötelezettségeiből adódó feladatokat is: elkészítik az OEP jelentéseket és korrekciókat, beállítják a hatósági árakat. Emellett olyan beépített megoldásokkal is rendelkeznek – vezetői és döntéstámogató rendszerekkel – amelyek a gyógyszertár működését segítik elő, kapaszkodót nyújtva az üzleti tervezésben vagy az egyéb vállalkozásoknál kiemelt szerepet kapó kontrollingban, vagyis az üzleti folyamatok számszaki ellenőrzésében és modellezésében.

A patikai szoftverek használatával – vagy akár más, hasonló célú módszerek és rendszerek bevezetésével – a patika forgalma és jövedelmezősége jelentősen növelhető. Néhány ilyen praktikus, a kiskereskedelemben is előszeretettel alkalmazott lehetőségre szeretném felhívni a figyelmet.

Toplistás termékek

A patikai kínálat jelentős része viszonylag kötött, azonban az OTC készítmények és a választék gyógyszereken kívüli elemeinek megválasztásában, az ideális készletszint beállításában sokat segíthet az eladási adatok értékelése. Fontosak a megérzésen alapuló döntések is, de a napi munka során begyűjtött „egészen jól fogy” típusú benyomásoknál a konkrét számok sokkal pontosabb eredményt adnak. A legtöbb szoftver képes egyszerű toplisták készítésére, amelyekből látható, mely termékek fogytak jobban, melyek kevésbé. Ennél egy fokkal összetettebb megoldás, ha megvizsgáljuk, a termékek milyen köre adta a forgalom jelentős hányadát – 80-90 százalékát -, és hány olyan készítményt tartottunk raktáron, amelyek inkább csak a helyet foglalták. (Természetesen más helyzetet teremt, ha egy visszajáró betegünk igényei szerint valamit rendszeresen, kis tételben szerzünk be – azzal viszont tudunk tervezni.) Még jobb megközelítés, ha nem csupán az eladásokra, de az adott termék profittartalmára is vetünk egy pillantást, ez ugyanis közvetlen hatással van a jövedelmezőségre.

Polcra kerülő kínálat

Ha rangsoroltuk a kínálat elemeit és esetleg döntöttünk arról, hogy néhány tételtől megválunk, a következő lehetőségünk a kapott eredmények átültetése a polcok megjelenésére – akár szabadpolcos, akár hagyományos patikában dolgozunk. A kiskereskedelemben ezt kategóriamenedzsmentnek nevezik, melynek lényege, hogy egy adott szükségletet kielégítő termékcsoporton belül az egyes márkák és termékváltozatok a piaci súlyuknak megfelelő felületet kapnak. Ettől az alapelvtől értelemszerűen el lehet térni, ha például egy magasabb nyereséghányadú, vagy általunk szakmailag preferáltabb terméket szeretnénk előtérbe helyezni, vagy ha egy beszállítóval ilyen tartalmú megállapodást kötünk. A szállítói egyeztetésekhez is jó iránytűként szolgálhat, ha a kezünkben van az elkészített elemzés, hiszen arra hivatkozva könnyebben tudunk döntéseket hozni vagy extra támogatást, kedvezményt kérni.

Árazás és akciók

A nem kötött áras termékek árazására számos patikai szoftver kínál automatikus árképzési lehetőségeket. Azonban messze nem a fix haszonkulccsal számoló árazás a legelőremutatóbb alkalmazás. Sokkal lényegesebb szerepe lehet annak, ha a fontosabb készítmények és termékkategóriák esetében megvizsgáljuk, hogy az árváltozások mennyiben befolyásolták a forgalmat.

A gazdaságtudományból ismert árrugalmassági számítások megmutatják, hogy adott termék egységnyi árváltozása mekkora forgalomváltozást okozott. Ehhez akár tervezetten, tesztjelleggel is módosíthatjuk egy-egy termék vagy termékkör árait, viszont nem feledkezhetünk el a vásárlásokat befolyásoló külső hatások, mint például a reklámkampányok vagy az esetleges járványok, szezonális betegségek szerepéről sem. Mivel az árrugalmasság-vizsgálatok sok adatpontot igényelnek, a kivitelezésük gyakran nehézségekbe ütközik. Amit viszont mindenképpen érdemes megtenni, az az ár- vagy más jellegű akciók eredményességének utólagos vizsgálata. Ennek során az akciót megelőző, az akció érvényessége alatti és azt követő időszak forgalmait (eladások és vásárlók száma) hasonlítjuk össze; ellenőrizendő, hogy a kezdeményezés valóban hozta-e az elvárt forgalom- és árréstömeg-növekedést, illetve azt is, hogy utána nem esett-e túlságosan vissza az értékesítés a betegek készletezési hajlandósága következtében. Ha ezekre a kérdésekre megtaláltuk a válaszokat, sokkal többet tudunk meg a betegeink viselkedéséről, amit a későbbi akciók tervezésénél vagy befogadásánál hasznosíthatunk.

A vásárlók megismerése és kezelése

Ezzel el is érkeztünk talán a legfontosabb szemponthoz: az adatok elemzésével rengeteget megtudhatunk a betegeinkről, vásárlóinkról is. Számos – főleg nagyobb – gyógyszertár, illetve a láncok esetén törzs­vásárlói kártyákról és az azokhoz kapcsolt CRM (Consumer Relationship Management, ügyfélkapcsolat-menedzsment) rendszerekről beszélhetünk, de a kisebb egységeknél is érdemes megfigyelni az olyan folyamatokat és mutatókat, mint a tranzakciók számának ingadozása, tartós trendjei és az időbeli – éven, hónapon, akár héten belüli – forgalomban történt változások. Ez egyrészt az akciók időzítésénél lehet fontos, másrészt felhívhatja a figyelmünket esetleges lappangó, negatív tendenciákra, amelyeket a napi rutin során nem vennénk észre. Sokat elárulhatnak a betegeinkről – és az értékesítési lehetőségeinkről – az átlagos számlaösszegek, a jellemzően együtt vásárolt termékek is. Az egyes egészségpénztárak kártyáival végrehajtott tranzakciók arányának megfigyelése szintén támogathatja üzleti döntéseinket.

Ha mindezen adatokat kiegészíti a betegekkel fenntartott jó kapcsolat és kommunikáció, az információk összevezetésével szilárd alapot kaphatunk ahhoz, hogy a gyógyszertárunk ne csupán szakmailag teljesítsen kimagasló szinten, de mint üzleti vállalkozás is sikeres legyen.

Kispatikák szoftverhasználata

Ami a jelenlegi gyakorlatot illeti, a kisebb patikák üzleti tevékenységébe Várhegyi Katalin, egy makói gyógyszertár vezetője engedett betekinteni. Elmondása szerint egy olyan patikában, ahol a vezető az egyetlen gyógyszerész és maga is végez expediálói munkát, nincs idő „bújni a számítógépet”, és a szükséges tudás sem feltétlenül áll rendelkezésre ahhoz, hogy részletes elemzéseket készítsenek – gyakran még az akciós ajánlatokat listázó honlapok áttekintése is elsikkad. Az üzletmenet átlátható és fejben tartható, egyedül a fogyási adatokat tekintik át naponta, az akciós termékek esetében kiemelt figyelemmel. A rendelésekről az éppen futó reklámok alapján is döntenek, az akciós ajánlatokról pedig az indikáció és a szezonalitás (pl. allergiaszezon) alapján határoznak. Az elsődleges szempont a szakmaiság, azonban azonos hatóanyagú készítmények közül jellemzően az akcióban beszerzett, nagyobb árrésű terméket ajánlják. A szabadáras készítmények árazásánál – tekintettel a naponta beérkező több száz cikkelemre – a rendszer által felajánlott automatikus, árrés-alapú megoldásra támaszkodnak, ez alól kivételt csak az új termékek és a jelentős árengedménnyel beszerzett készletek jelentenek.

A rendeléseknél és az akciók megismerésénél kiemelt a patikalátogatók szerepe. A (törzs)vásárlókat gondos kiszolgálással és felvilágosítással igyekeznek megtartani, ugyanakkor a patikavezető – korábbi munkahelyének tapasztalatai alapján – hisz a törzsvásárlói kártyákban, mert azok a betegek által is elfogadott, sőt kedvelt megoldást jelentenek, elsősorban az utánuk járó kedvezmények miatt.

Általában jellemző, hogy a kisebb gyógyszertárak esetében a gyógyszergyárak képviselői, valamint a patikai szoftverek szállítói lehetnek az információs rendszerek, elemzések szószólói, elősegítői. A hálózathoz csatlakozott patikák esetében pedig – különösen, ahol már működik a törzs­vásárlói kártyarendszer – a megfelelő kapacitással és tudással felvértezett központ elemzésekkel segítheti a gyógyszertárak munkáját.

Csillag Zoltán
márkaépítési tanácsadó

A cikk 2. részét a Pirulatrend 2015/6. számában olvashatja.