Rugalmasan a hatékonyságért

A szervezetfejlesztés jelentősége és alapjai

Bármit teszünk egy szervezetben, az változtatja, fejleszti, módosítja – legyen a csapat bővítése, leépítése, folyamatok változtatása vagy új rendszerek bevezetése. Minden ilyen lépés után segíteni kell az új helyzetet befogadni, feldolgozni, továbbvinni. De hogyan?

A hatékony, egyre jobb teljesítményt nyújtó, növekedni képes vállalkozások egyik legfontosabb eszköze a folyamatos szervezetfejlesztés. A megújulni képes, a megváltozott helyzetekhez, új kihívásokhoz rugalmasan alkalmazkodó cégek sokkal eredményesebbek azoknál, amelyek nem alkalmazzák a benne rejlő lehetőségeket.

Szakértővel könnyebb

A szervezetfejlesztés ugyanakkor nem könnyű feladat, felkészültséget és objektivitást igényel, ezért erősen javasolt egy külsős szakértő bevonása a munkába, hogy elfogulatlanul felmérhesse a helyzetet és meghatározhassa a célokat.

Az általános cél jellemzően a vállalkozás hatékonyabb, átláthatóbb működése. A konkrét cél sokféle lehet, a leggyakoribbak a következők:

  • A teljesítmény javítása,
  • Együttműködések javítása, fejlesztése,
  • Problémamegoldó képesség fejlesztése,
  • A vállalat folyamatainak átalakítása, egyszerűsítése,
  • A vállalat hatékonyságának növelése.

Megkülönböztetendők az egyénre és a struktúrára ható módszerek. Előbbiek kizárólag az alkalmazottak fejlődését célozzák, eredményük közvetve nyilvánul meg a szervezet teljesítményében, míg az utóbbiak a munka tartalmára is hatnak a dolgozók közötti viszony újraértelmezése révén.

A leggyakrabban alkalmazott, az egyént fejlesztő módszerek:

  • Önismereti tréning,
  • A kommunikáció fejlesztése,
  • Motivációk feltérképezése,
  • Folyamatok, rendszerek áttekintése,
  • Csapatépítés,
  • Csoportok közötti viszony fejlesztése,
  • Érzékenyítő tréning.

A struktúrára ható főbb módszerek közé tartozik a szervezeti egységek hatáskörének megváltoztatása, a hierarchikus szintek átszabása, a decentralizáció, valamint az ellenőrzés csökkentése. Közös jellemzőjük, hogy kis változtatásokkal is alapvetően képesek átrendezni a szervezeti viszonyokat, ezért különös gondossággal érdemes csak alkalmazni őket.

123rf.com

További szervezetfejlesztési technika a munkakör-újjáépítés, amely a munkakör átszabásával próbálja a munkatársakat nagyobb teljesítményre ösztönözni. Ez a módszer magába foglalja például a munkakör-rotációt, a munkakörbővítést.

Érhetünk el szervezeti sikereket a vállalati kultúra fejlesztésével is, így hagyományok teremtésével, rendezvények tartásával, szabadidős tevékenységek biztosításával vagy éppen a jutalmazási rendszer fejlesztésével, melyek együtt vagy külön-külön nagyobb teljesítményre ösztönözhetik a kollégáinkat.

Így kezdjünk bele

Az első az adatok gyűjtése és elemzése, valamint a célok felállítása. Először mindig vizsgáljuk meg, hol tartunk, mi a cég aktuális helyzete. Felmérjük a szervezet jelenlegi erősségeit, gyengeségeit, lehetőségeit és az esetleges veszélyeket, majd mindezeket összegezve fogalmazzuk meg az elérendő célokat.

A következő lépés a stratégia meghatározása. Meg kell nevezni azokat a folyamatokat, területeket, ahol szükség van a beavatkozásra, átalakításra vagy valami új bevezetésére. A feladatokhoz pedig felelősöket is kell rendelni, pontosan meghatározva, hogy kinek mi lesz a dolga, és azt meddig kell elvégeznie.

Ha elindul egy folyamat, sok esetben útközben kell rájönnünk, hogy az eredeti stratégiánk teljes mértékben nem biztos, hogy megvalósítható. Ez nem baj, tudatosan be kell építeni részhatáridőket, amikor újragondolhatjuk, és ha szükséges, módosíthatjuk a koncepciót. Divatos hr-kifejezéssel élve, agilisan működünk, és a szervezetet is így működtetjük: rövid időintervallumokkal, rugalmas hozzáállással, a változtatásra való hajlandósággal. Aztán az eredményeket mérni, monitorozni is kell, hogy lássuk, pontosan mit sikerült elérnünk.

Meggyőzés és elköteleződés

A hr-vezető feladata, hogy a szervezetfejlesztés szükségességét elfogadtassa mindenekelőtt a cég menedzsmentjével, mert ha ők nem elkötelezettek, akkor nehéz lesz pozitív hozzáállásra bírni a munkatársakat. Nekik pedig el kell magyarázni, hogy miért van szükség az adott változtatásra, hosszabb távon milyen pozitív változások várhatók tőle – ez sokkal hatékonyabb, mint egyszerűen bejelenteni, hogy a központ úgy döntött, bevezetjük, és kész.

Ha nincs elköteleződés a munkatársak felől, akkor nagyon nehéz bármit is átvinni egy szervezeten. Érdemes először a hangadó tagokkal átbeszélni mindent, és közösen felépíteni a kommunikációt, amelynek segítségével megvalósíthatjuk a cég stratégiai céljait.

Deák Andrea
ügyvezető, Greensearch

Megjelent a Marketingpirula 2022. júliusi számában.